Il diario di cantiere racconta cosa è successo oggi. Il subappalto decide chi può entrare, con quali documenti, fino a quando. DURC, POS, attestati e idoneità sparsi tra mail, cartelle e chat non tengono una commessa. Un software gestione cantieri tiene anagrafica sub, scadenze e ingresso sullo stesso cantiere — in sede e in campo.
Subappalto e verbali: due lavori diversi
Il verbale di sopralluogo e il PSC sono il lavoro di sicurezza sulla commessa: cosa si è visto, cosa si firma, quale piano è in vigore. Quello sta in PSC e verbali in campo.
Il subappalto è un altro pezzo. Ogni impresa in cantiere ha un fascicolo suo. L’impresa affidataria deve sapere, oggi, se quel sub può ancora entrare. Se mescoli i due pezzi in un unico articolo “documenti di cantiere”, perdi entrambi: il capo firma il verbale e nessuno ha controllato il DURC.
Quali documenti del subappaltatore devono stare sulla commessa
Non è un parere legale e non sostituisce CSE o consulente 81/08. In pratica, prima dell’ingresso, sulla commessa devono stare almeno:
- Anagrafica dell’impresa (e delle persone che manda), agganciata a quel cantiere, non a un elenco generico
- DURC e visura / iscrizione coerente con i lavori
- POS (e DVR, dove entra), non in una cartella “sicurezza 2024”
- Attestati di formazione e idoneità sanitarie di chi entra
- Date di scadenza visibili, non “ce l’avevamo ad aprile”
Il punto non è archiviare PDF. È rispondere in dieci secondi: questo sub, su questa commessa, è in regola oggi?
Le scadenze non sono una colonna Excel
Ogni documento ha il suo ciclo. Il DURC non scade insieme all’attestato. L’idoneità non scade insieme al POS. Un foglio con tre date, o un promemoria in calendario, tiene un sub. Non ne tiene dodici su tre cantieri, con persone che ruotano.
Quando scade qualcosa, il cantiere non lo scopre in audit: lo scopre il giorno in cui qualcuno non può entrare, o il giorno in cui il committente chiede il fascicolo. Lo scadenziario deve vivere sulla commessa, con lo stesso stato in ufficio e in campo — non in un Excel che apre solo chi sta in sede.
Ingresso in cantiere: chi è abilitato oggi
L’ingresso non è “ha badge e casco”. È: persona, impresa, documenti validi, su questo sito. Attestati in QR aiutano in campo; non sostituiscono l’anagrafica. Se il capo vede in cantiere una faccia e in sede non sa se il DURC è in regola, avete due sistemi.
Con più commesse e più province il buco si allarga: il sub di Treviso non passa da Pordenone a lasciare i PDF. Serve che i documenti viaggino con la commessa. Geografia: multi-cantiere multi-provincia.
Cosa deve fare il gestionale (e cosa resta all’impresa)
Il software non è il CSE e non “certifica” l’idoneità. Tiene insieme quello che oggi sta in tre posti:
- Anagrafica sub sulla commessa — impresa, persone, mezzi se servono, non un rubrica staccata dal cantiere.
- Documenti e scadenze — DURC, POS, attestati, formazione: visibili, con data, sullo stesso cantiere del verbale e del PSC.
- Ingresso leggibile in campo — chi è abilitato, con attestato verificabile, senza chiedere a WhatsApp “posso farlo salire?”.
- Stesso dato in sede — l’ufficio non aspetta il rientro del capo per sapere se il fascicolo è completo.
È quello che fa FTV Cantieri: sede + campo + anagrafica, non un diario fotografico isolato. Il controllo di merito (è il POS giusto? il corso copre la mansione?) resta all’impresa e al coordinatore.
Quando Excel e la chat non bastano più
Se hai un solo sub fisso e i PDF stanno in una cartelletta in ufficio, un foglio può ancora tenere. Smette quando:
- I documenti arrivano su mail e WhatsApp, e nessuno sa quale sia l’ultima versione
- Chiedi in chat “il DURC di quelli del tetto è in regola?”
- Un sub entra su due cantieri e i fascicoli non coincidono
- Le scadenze le rincorre una persona sola, a memoria
A quel punto non serve “un Excel in cloud”. Serve il filo della commessa. Confronto: Excel vs gestionale cantieri. In Friuli e Nord Est, con sub che non passano in sede: cantiere e ufficio sullo stesso dato.
Domande frequenti
Quali documenti deve avere un subappaltatore per entrare in cantiere?
In pratica: anagrafica impresa e persone, DURC, visura coerente con i lavori, POS (e DVR dove entra), attestati di formazione e idoneità di chi sale. L’elenco preciso lo fissano committente, CSE e normativa: il software tiene quei file e le scadenze sulla commessa, non al posto del coordinatore.
Dove devono stare DURC, POS e attestati dei sub?
Sulla commessa, insieme a chi può entrare, non in una cartella “subappalti” staccata dal cantiere. Così sede e campo vedono lo stesso fascicolo. Il PSC e i verbali di sopralluogo sono un altro lavoro: restano sulla stessa piattaforma, in una guida a parte.
Come si tengono le scadenze dei subappaltatori?
Ogni documento ha la sua data: DURC, attestati e idoneità non scadono insieme. Serve uno scadenziario sulla commessa, visibile in ufficio e in cantiere, non una colonna Excel che apre solo chi sta in sede.
Che differenza c’è tra PSC/verbali e documenti di subappalto?
PSC e verbali dicono cosa succede sul cantiere e cosa si firma in campo. Il subappalto dice chi è l’impresa, con quali carte, e se può ancora entrare. Due intenzioni, stesso gestionale, due pagine.
Excel basta per gestire i subappalti?
Basta con un sub fisso e poca rotazione. Smette quando i PDF arrivano su mail e chat, le scadenze le rincorre una persona e lo stesso sub entra su due cantieri con fascicoli diversi.
Serve un software solo per i documenti dei sub, o un gestionale cantieri?
Se il diario è da una parte e i DURC da un’altra, avete due sistemi. FTV Cantieri tiene anagrafica sub, scadenze, ingresso, verbali e PSC sulla stessa commessa. Non è un portale di sola compliance staccato dal campo.