La fattura elettronica è partita. Il magazzino, a fine mese, dice un altro numero. Uno dei due sta nel programma che parla con lo SDI. L’altro sta su Excel, o in un secondo software. Nessuno dei due sa di essere quello sbagliato finché qualcuno non li confronta. Se il dubbio è più largo — quando il foglio non regge più l’azienda — quella è la guida quando Excel non basta. Qui il filo è uno: documento e giacenza.
Quando due programmi sono ancora sopportabili
Pochi articoli. Una persona che carica, scarica e fattura. Lo scaffale si conta a vista e torna. In quel perimetro il foglio accanto alla fatturazione non è un rischio: è un’abitudine che costa poco. Non si cambia gestionale perché “si dovrebbe”.
Smette di tenere quando due persone devono lo stesso numero lo stesso giorno, o quando la fattura è già allo SDI e la giacenza si aggiorna dopo.
Le due verità
- La fattura esce da un programma; il carico e lo scarico stanno su un altro
- Il confronto avviene a fine mese, quando il pezzo è già uscito
- L’agente vende la giacenza di ieri, perché il foglio non ha visto la bolla di oggi
- Lotti o matricole vivono in una colonna che nessuno aggiorna insieme al documento
- A tre mesi non ricostruite quale pezzo è uscito con quale fattura
Il totale “più o meno torna”. La tracciabilità no. E il giorno in cui non torna nemmeno il totale, non sapete se ha sbagliato la fattura, il foglio, o tutti e due.
Non è un foglio più ordinato
Un programma di sola fatturazione chiude il fisco. Non sa cosa c’è sullo scaffale, a meno che il movimento nasca dallo stesso documento — o il documento nasca dal movimento. Mettere Excel su una cartella condivisa sposta il file. Non unisce i due archivi.
L’ERP, per una PMI, è questo filo: amministrazione, magazzino e documenti sullo stesso dato. In casa FTV si chiama Synthera. Fatturazione elettronica e giacenza stanno lì, non in due login.
Se il dolore non è lo scaffale ma la macchina — pezzi scritti a fine turno, fermi, lotti di produzione — la porta è un’altra: ERP vs MES. Confonderli produce un gestionale forzato in reparto, e Excel che torna entro una settimana.
Come si chiude un perimetro piccolo
- Anagrafiche articoli pulite prima dell’import. I duplicati si sistemano prima, non a magazzino aperto.
- Un magazzino, movimenti quando la merce si muove. Non una giacenza ricalcolata il 30.
- La fattura nasce da quel movimento (o il movimento dalla bolla). Un evento, due conseguenze.
- Excel in sola lettura per qualche settimana. Poi si spegne. Tenerlo “ancora un po’” come secondo sistema riallinea il problema, non il dato.
Tempi sul primo nucleo: settimane, non un weekend e non un anno. Quanto costa un perimetro così, e cosa non sta nel canone mensile: costo di un software gestionale per una PMI. Il numero vero è il totale a tre-cinque anni, non la riga «al mese».
Domande frequenti
Perché la fattura e la giacenza non coincidono?
Perché escono da due posti. La fattura elettronica sta in un programma, il magazzino su Excel o in un altro software, e qualcuno li confronta a fine mese. Due archivi producono due numeri.
Il programma di fatturazione elettronica aggiorna il magazzino?
Solo se il movimento di magazzino nasce dallo stesso documento, o il documento nasce dal movimento. Un’app che parla solo con lo SDI chiude il fisco. Non sa cosa c’è sullo scaffale.
Un Excel condiviso tra ufficio e magazzino risolve?
Finché una persona sola carica e scarica, spesso sì. Smette quando due persone aprono due versioni, o quando la fattura è già partita e il foglio si aggiorna il giorno dopo.
Lotti e matricole peggiorano il disallineamento?
Sì. Senza lotto o seriale agganciato al movimento, a tre mesi non ricostruite quale pezzo è uscito con quale fattura. Il totale “più o meno torna”; la tracciabilità no.
Devo cambiare anche la contabilità il primo giorno?
No. Il perimetro piccolo è anagrafiche articoli e un magazzino, con la fattura che nasce da quel movimento. Il resto del gestionale arriva dopo, quando quel filo sta in piedi. In casa FTV è Synthera.